Wie organisiere und optimiere ich meine konzeptionelle Arbeit? Dieses Frage stellt sich nicht nur – so, wie bei mir in den letzten Wochen – beim Schreiben von Manuskripten oder Büchern, sie begleitet letztlich jeden Knowledge Worker tagaus, tagein. Die Antwort, die Chuck Frey in einem aktuellen Posting dazu gibt, lässt sich kurz und bündig zusammenfassen: “Nutzen Sie Mind Mapping!”

Warum Sie das tun sollten und wo die überzeugenden Gründe für den Einsatz dieser Methode liegen, beschreibt er in seinem Artikel, den Sie sich unbedingt ansehen sollten. Wenn Chuck Sie überzeugt hat und Sie noch über keine Mind Mapping Software verfügen, brauchen Sie übrigens nicht gleich tief in die Tasche zu greifen, um seine Anregungen in die Tat umzusetzen. Mindomo, Mindmeister und andere Anbieter von online Mind Mapping Software offerieren Basis Accounts, mit denen Sie kostenlos Ihre ersten Versuche unternehmen können.

Nachdem ich Ihnen vor einiger Zeit in einem längeren Beitrag die neue visuelle Suchmaschine searchme vorgestellt hatte, wollte ich nicht versäumen, Sie darauf hinzuweisen, dass die Möglichkeit Stacks - also Sammlungen von Websites, Fotos, Multimedia-Inhalten etc. – anzulegen jetzt wie vorgesehen implementiert wurde und ab sofort zur Verfügung steht. Und eine ausführlich Video-Anleitung zur Handhabung gibt es auch.

Mit diesem Posting möchte ich eine neue Kategorie auf dem Agora-Wissen-Blog einführen, die wir Praxistipps genannt haben. Dabei soll es, wie der Name schon andeutet, um Tipps für Arbeitsprozesse gehen, die in unserer, und - wie wir annehmen auch in Ihrer - Alltagsarbeit eine wichtige Rolle spielen. Doch wozu lange Einführungen – das anschließende Beispiel wird zeigen, worum es geht.

Wie Sie alle wissen, sind auf Webseiten enthaltene Informationen heutzutage absolut unverzichtbar, wenn es darum geht, eine Thematik ausführlicher zu erschließen, etwa eine Unterrichtseinheit oder gar eine kleine oder größere Publikation vorzubereiten. Dazu ist es auch zwingend erforderlich, diese Informationen in irgender Form zu speichern und dauerhaft verfügbar zu machen – offline oder online, je nach Erfordernis; dazu später mehr. Eine unter vielerlei Gesichtspunkt empfehlenswerte Möglichkeit dazu bildet die Umwandlung von Webseiten ins PDF-Format.

Aus Webseiten PDF-Dateien erstellen

Dazu benötigen Sie keine teure Software, wie beispielsweise Adobe Acrobat, das in der billigsten Standardausführung immerhin noch runde 300 US-Dollar! kostet, dazu genügt vielmehr eine kostenlose Lösung, wie etwa CutePDF. Einfach herunterladen, installieren, und dann steht Ihnen ein neuer “Drucker" zur Verfügung. Die Website Ihrer Wahl ansteuern, im Browser "Datei -> Drucken" wählen, den "PDF Drucker" auswählen und in wenigen Sekunden haben Sie die Website als PDF-Datei auf Ihrer Festplatte. Das Problem bei den meisten dieser Freeware-PDF-Drucker: Die Links von Webseiten werden nicht mit übernommen. Was das bedeuten kann, macht ein Blick auf den folgenden Screenshot - ein Ausschnitt aus der Seite zu den EU-Kroatien-Beziehungen von Euractiv.com - deutlich.

Ein wesentlicher Bestandteil dieser Seite, nämlich die zahlreichen Links zu wichtigen Quellen, würden Ihnen verloren gehen.

Die bessere Alternative - Firefox Add-on PDFDownload

Für Firefox Nutzer existiert glücklicherweise eine hervorragende, ebenfalls kostenlose Alternative, die nicht nur vom Layout her hervorragende PDFs erstellt, sondern auch alle Links mit speichert - PDF-Download. Surfen Sie einfach über den Link zur Herstellerseite und installieren Sie das Add-on. Nach dem Neustart von Firefox sehen Sie oben rechts im Browser nebenstehend abgebildete Schaltfläche, die Ihnen verschiedene Optionen bietet. Wie zu erkennen, können Sie dabei sogar ein PDF-Dokument erstellen und sofort per Email verschicken.

Und vor allem - das ist der entscheidende Punkt - sämtliche Links bleiben voll funktionsfähig. Wenn Sie in der PDF-Datei auf einen davon klicken, öffnet sich automatisch Ihr Standard-Webbrowser mit der entsprechenden Seite. Nun können Sie, wenn Sie die Dokumentensammlung nur für sich selbst benötigen,  das Dokument in einem Ordner Ihrer Wahl ablegen und jederzeit auf die gesamten Informationen zugreifen.

Was aber, wenn Sie in einem Team arbeiten und/oder eines oder mehrere Dokumente für alle verfügbar machen wollen? Dann können Sie, so wie wir das in meinem Seminar machen, bei dem wir Zoho Projects als gemeinsame online Plattform nutzen, diese einfach dort hochladen, und bei den rund 20 Teilnehmern kommt da über die Zeit ein enormer Wissensfundus zusammen. Nicht nur Dutzende, sondern Hunderte von - hauptsächlich PDF-Dokumenten, die, wie der nachstehende Screenshot unseres Zoho Projects-Accounts zeigt, leicht über die Verteilung in Ordner (1) sowie Tags (2) durchsucht werden können.

PDF-Dokumente online sichern und mit anderen teilen mit Acrobat.com und dem neuen PDF-Reader 9.0

Aber auch für diejenigen, die keine Online-Projektmanagement-Software einsetzen müssen und/oder wollen, existiert seit kurzem eine eine einfache, hervorragende und dennoch kostenlose Lösung, die in der Verbindung von Acrobat.com, dem neuen Online Office von Adobe, über das ich jüngst berichtet hatte, und dem neuen Adobe Reader 9.0 besteht. Legen Sie sich dazu - wie dort beschrieben - zunächst einen Account bei Acrobat.com an.

Sodann erstellen Sie Ihre PDF-Datei wie eben ausgeführt mit Hilfe von PDF-Download und öffnen Sie anschließend in neuen Adobe Reader 9, den Sie sich von der Adobe Website herunterladen können.

Und nun können Sie direkt aus dem Adobe Reader diese Datei auf Ihren Acrobat.com-Account hochladen und - in einem Arbeitsschritt - auch gleichzeitig festlegen, wem Sie sie dort zugänglich machen wollen. Schneller und bequemer geht's nicht. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass die für Sie wichtigen Informationen dauerhaft für Sie und/oder Ihr Team zur Verfügung stehen sie und rasch das finden, was sie für Ihr aktuelles Arbeitsvorhaben benötigen.

So, und das war unser erstes Posting in der Kategorie "Praxistipps". Wir hoffen, es war nützlich für Sie und würden uns freuen, wenn Sie uns das ggf. auch über einen Kommentar wissen lassen könnten. Viel Erfolg beim Testen!

Wie Sie von früheren Postings wissen, führe ich sehr häufig Seminare zu den auf dem Agora-Wissen-Blog behandelten Themenbereichen durch und zu diesen gehört nicht zuletzt die Nutzung von Online-Anwendungen. Die Reaktionen dazu sind im Regelfall außerordentlich positiv bis begeistert, einfach deswegen, weil sich die Seminarteilnehmerinnen und –teilnehmer auch nicht in Ansätzen vorstellen konnten, wie leistungsstark sich diese Anwendungen mittlerweile präsentieren und welchen Mehrwert - insbesondere mit Blick auf die vielfältigen Möglichkeiten der Zusammenarbeit an Dokumenten - im Vergleich zu ihren Desktop-Verwandten sie bieten.

Ein Aspekt allerdings sorgt trotz allem immer wieder für Zurückhaltung, die Frage nach der Sicherheit der eigenen Daten sowie ihrer Verfügbarkeit dann, wenn einmal keine Internetverbindung vorhanden sein sollte. Was speziell die Situation bei dem umfangreichen Paket von Zoho-Online-Anwendungen angeht, so gibt ein aktuelles Posting des Zoho Blogs die Antworten dazu. Und sie sind glücklicherweise sehr beruhigend. Selbst Ihre Wikis – ein Instrument, mit dem ich gerade sehr intensiv arbeite – können bequem auf Ihrer lokalen Festplatte gesichert werden.

Und jetzt sollte wirklich einem Umstieg von Ihren Desktop-Anwendungen ins Web nichts mehr im Wege stehen!

Kürzlich hat die Google Online Office Suite neue Funktionen spendiert bekommen, die für die Nutzer dieses Pakets einen erheblichen Mehrwert mit sich bringen. Dazu gehört in erster Linie die PDF-Kompatibilität, mit der Sie nun PDF-Dateien hochladen, in einer Vorschau ansehen und mit anderen teilen können. Gerade für den wissenschaftlichen Bereich, in dem dieses Dateiformat eine zentrale Rolle spielt, eine mehr als willkommene Bereicherung.

Wie der Screenshot erkennen lässt, weist die Vorschaufunktion eine ausgezeichnete Qualität aus. Außerdem erleichtern die Thumbnails die Navigation ganz erheblich.

Eine weitere sehr nützliche und praktische Verbesserung wurde dem Google Notebook spendiert. Ab sofort ist es nämlich nun möglich, die Größe des Mini-Notebooks, das sie unten rechts einblenden können, selbst zu bestimmen. Klicken Sie dazu unten rechts in Ihrem Browser auf das Notebook-Symbol; dann in dem erscheinenden Fenster auf Tools –> Resize, und Sie haben die Auswahl zwischen Small, Medium und Large

Mit der Einstellung “Large” können Sie – so, wie auf dem untenstehenden Screenshot zu sehen – rechts unten Ihr Notebook eingeblendet lassen und die Inhalte bequem sehen und gleichzeitig im Browser surfen. Das kann für eine ganze Reihe von Arbeitsvorgängen außerordentlich hilfreich sein. Fazit: Keine weltbewegende Neuerung, aber eine Funktionen, die die praktische Arbeit erheblich erleichtern kann.

Die eingangs besprochene PDF-Tauglichkeit von Google Docs dagegen markiert meines Erachtens durchaus einen wichtigen Einschnitt, weil die Office Suite nun auch mit einem Dateiformat umgehen kann, das für viele Nutzer eine zentrale Bedeutung besitzt. Und PDF-Dateien erstellen und auf die lokale Festplatte speichern kann Google Docs ja, wie Sie wissen, schon länger (File –> Download file as … –> PDF).

Heute gilt es über eine in vielerlei Hinsicht ungewöhnliche Suchmaschine zu berichten, die in der Summe ihrer neuartigen Funktionen sehr dazu beitragen kann, Ihre Internetrecherchen nachhaltig zu verbessern. Searchme, so der Name, sucht nach Webquellen, Videos und Bildern. Die Eingangsseite mit dem Suchfeld präsentiert sich noch spartanischer als bei Google und und lässt nicht im mindesten ahnen, was sich dahinter alles verbirgt. Das wird erst erkennbar, wenn Sie eine Suche – hier nach dem Zusammenhang von Lissaboner Vertrag und EU-Erweiterung – durchführen und sich die Ergebnisseite ansehen.

Dann sehen Sie die erste Besonderheit von searchme, nämlich die visuelle Darstellung der Resultate (oben) verbunden mit einem vergleichsweise umfangreichen Textausschnitt (unten). Wenn Sie angezeigte Vorschau der Webseiten noch größer anzeigen wollen, so ist das kein Problem. Sie können einfach zur “Vollbildansicht” des oberen Teils wechseln.

Und damit ist es bei einer der üblichen Bildschirmauflösungen ohne weiteres möglich, den Text zu lesen und sich so eine sehr präzise Vorstellung der Inhalte einzelner Seiten zu verschaffen. Die Resultate sind von Ihrer Relevanz her wirklich erstklassig und lassen sich durch eine weitere, ganz besondere Funktion noch weiter eingrenzen.

Auf der Grundlage Ihrer Anfrage und der Ergebnisse blendet nämlich searchme oben unterschiedliche einschlägige Bereiche – Cluster, wenn Sie so wollen – ein, auf die Sie sich, hier bei einer Recherche nach Kosovo, konzentrieren können. Das  geschieht in kontextsensitiver Weise, wie Ihnen der nachstehende Screenshot von einer Suche zu “Hillary Clinton” deutlich zeigt.

Das wäre schon genug, um Ihnen searchme nachdrücklich zu empfehlen, ist aber noch nicht alles! Vor wenigen Tagen nämlich hat die Suchmaschine noch ein weiteres Feature spendiert bekommen, das sich Stacks nennt. Klingt kompliziert, erweist sich aber als ganz einfach – und nichtsdestoweniger extrem nützlich. Es bedeutet, dass Sie Bookmarksammlungen zu den Sie interessierenden Gebieten anlegen und speichern können. Und so sieht das aus.

Sie legen zunächst einen oder mehrere Stacks an, und wenn Sie dann auf eine Quelle stoßen, die Sie gerne speichern möchten, klicken Sie einfach unten rechts in der Quellen auf die Schaltfläche und die Website wird Ihrer Sammlung hinzugefügt. Im Grunde wie das Anlegen von Bookmarks, nur dass Sie diese direkt von der Suche aus – und in einer großen, lesbaren visuellen Vorschau – ablegen. Darüber hinaus verdient Erwähnung, dass Sie Ihre Sammlungen oder Stacks auch mit anderen teilen können.

Sie selbst, Ihre Freunde, Bekannte oder Kolleginnen und Kollegen können dann so bequem und übersichtlich durch Ihre “Schätze” klicken, wie Sie das oben in meiner kleinen Beispielsammlung zu den EU-Westbalkan-Beziehungen, die ich zu Demonstrationszwecken zusammengestellt habe, sehen können.

In diesem Sinne - viel Spaß und Erfolg mit searchme, das ich wirklich uneingeschränkt empfehlen kann.

Zoho Show, die Präsentationssoftware der Zoho Online-Office-Suite, hat dieser Tage eine ganze Reihe außerordentlich nützlicher neuer Funktion spendiert bekommen. Die wichtigste dürfte zweifellos die Exportmöglichkeit in verschiedene Dateiformate, wie unter anderem PowerPoint und Open Office (vergleiche nebenstehenden Screenshot), darstellen, die ich bei der Arbeit mit Zoho Show bislang immer wieder schmerzlich vermisst hatte. Das funktioniert nun, wie meine Tests gerade gezeigt haben, absolut problemlos.

Eine weitere Verbesserung betrifft die gemeinsame Bearbeitung von Show-Dokumenten. Sie können diese nun nicht nur mit einem weiteren Bearbeiter teilen, sondern auch mit vordefinierten Gruppen von Personen, was, wenn das in Ihrem Arbeitsablauf häufiger vorkommt, durchaus eine erhebliche Erleichterung und Beschleunigung mit sich bringen kann.

Darüber hinaus verdienen die verbesserte Undo/Redo-Funktionalität, die nun bis zu 50 Aktionen speichert, die Tatsache, dass Sie nun Folien von einer zur anderen Präsentation kopieren können, sowie die zahlreichen neuen Einstellungsmöglichkeiten, wenn Sie Ihre Präsentation publizieren und/oder auf einer Website einbetten wollen, Erwähnung.

Alles in allem mehr als genug Gründe, um jetzt endgültig auf Zoho Show umzusteigen!

Zahlreiche Printpublikationen und noch mehr Blogs weisen – völlig zurecht – auf die Vorzüge von Wikis hin, wenn es darum geht, gemeinsam Publikationen zu erstellen. Stellen Sie sich die übliche Konstellation vor, wenn ein Sammelband entsteht, bei dem 20 oder mehr Autoren verschiedene Aspekte eines übergreifenden Themas beleuchten sollen. Bei Printpublikationen arbeiten alle getrennt an ihren Teilen beziehungsweise Kapiteln und sehen die Beiträge der anderen im Regelfall erst, wenn das Buch fertig – und nichts mehr zu ändern ist! Das führt oft zu Redundanzen und Inkonsistenz und macht vor allem keinerlei Nutzen von dem Potenzial der Autorinnen und Autoren als Team.

Und jetzt vergleichen Sie ein Wiki damit. Hier sind alle Autoren zu jedem Zeitpunkt über die Arbeit der anderen informiert, können deswegen sofort interessante Aspekte erkennen, auf die sie sich in ihren eigenen Teilen beziehen können, können über die Kommentarfunktion von Wikis Ihren Mitautoren wertvolle Hinweise zukommen lassen, etc., etc. Mit anderen Worten: Aus vielen einzelnen Autoren wird ein lebhaft diskutierendes Team, das von daher sehr viel eher in der Lage ist, eine überzeugende und konsistente (online) Publikation zu produzieren.

Diese Überlegungen haben den Ausschlag dafür gegeben, für eine gemeinsame Publikation mit den Studierenden meines aktuellen Seminars zu den EU-Westbalkan-Beziehungen ein Wiki als Arbeitsplattform zu wählen, und da wir bereits Zoho Projects für die Organisation unseres Seminars nutzten – und von daher alle zumindest mit Teilen der Zoho Office Suite vertraut waren – speziell das Zoho Wiki.

Um die Studierenden in die Lage zu versetzen, professionell damit umgehen und sich auf die Inhalte ihrer Arbeit konzentrieren zu können, war allerdings eine eingehende Einführung notwendig. Da diese leider – eine der wenigen Nachteile der kostenlosen Office-Online-Dienste – nicht zur Verfügung stand, haben ich mich entschlossen, selbst ein Tutorial in Form einer umfangreicheren Präsentation zu erstellen. Sie erläutert Schritt für Schritt die Arbeit mit dem Wiki aus der Sicht eines Studierenden – vom allerersten Login bis zur Nutzung der fortgeschrittensten Funktionen, wie zum Beispiel der Einbettung eines Videos.

Sie können sich die 35-seitige Präsentation auf Scribd herunterladen. Bitte beachten Sie auch die Notizenseiten mit einem vollständigen Manuskript. Viel Spaß beim Lesen! Und über ein Feedback freue ich mich wie immer. Sie finden meine Kontaktdaten auf der letzten Folie der Präsentation.

Geht Ihnen das auch häufig so? Ein Bekannter schickt per Mail einen Link, Sie surfen zu der Website, finden Sie interessant, haben aber gerade keine Zeit, sie sich näher anzusehen. Also im Browser bookmarken? Da herrscht ohnehin schon ein heilloses Durcheinander. Bei Ihrem online Bookmarking Dienst, Delicious, Diigo oder wo auch immer ablegen? Das würde nur Sinn machen, wenn Sie auch sinnvolle Tags oder Schlagworte vergeben könnten. Aber wie?; wo Sie doch den Beitrag doch noch gar nicht gelesen haben! Dann also im Google Notebook ablegen. Schön und gut, aber auch dazu müssten Sie den Text zumindest überfliegen, um wichtige Passagen markieren zu können!

Vor diesem Dilemma stehe ich – und viele andere sicherlich auch – mehrmals täglich. Nicht nur bei Links, die Bekannte oder Freunde geschickt haben, sondern auch bei der schnellen Durchsicht meiner Feeds und bei vielen anderen Gelegenheiten. Und das Ergebnis sieht meistens so aus, dass ich die Seite wegklicke und vergesse. Für Firefox-Nutzer gibt es jetzt dafür allerdings seit einigen Tagen eine wunderbare Lösung mit dem treffenden Namen, Read it later.

Dabei handelt es sich um eine kleine Firefox-Erweiterung, die Sie auf der Seite des Herstellers finden, und die in wenigen Sekunden installiert ist. Nach einem Neustart des Browsers sehen Sie (vergleiche nebenstehenden Screenshot) am rechten Ende der Adresszeile ein kleines Häkchen. Wann immer Sie auf einer Website sind, die Sie später in Ruhe durchgehen wollen, klicken Sie einfach darauf. Danach färbt sich das Häcken rot – ein Zeichen dafür, dass die Seite gespeichert ist. Und das können Sie nun beliebig oft wiederholen.

Wenn Sie dann Zeit haben, die abgelegten Seiten in Ruhe zu lesen, klicken Sie einfach ganz rechts oben im Browser auf das Buch-Symbol, wonach sich das folgende Fenster öffnet, das eine ganze Reihe von Funktionen bietet, unter anderem die Synchronisierung Ihrer Liste zwischen verschiedenen Computern und den Download der Webseiten Ihrer Leseliste auf Ihre lokale Festplatte, so dass diese offline durchgehen können! Ein Mausklick auf einen der Einträge öffnet diesen im Browser.

Aber das ist noch nicht alles. Wenn Sie den Artikel gelesen haben und erneut auf das Häkchen klicken, können Sie diesen bequem direkt bei Ihrem bevorzugten Social Bookmarking Dienst ablegen, so, wie Ihnen das der untenstehende Screenshot zeigt. Er lässt übrigens nur einen ganz kleinen Teil der “eingebauten” Dienste – es dürften um die 50 sein - erkennen.

Fazit: Ein kostenloses, kleines und einfach zu handhabendes Tool, das aber im Arbeitsalltag eine echte Hilfe darstellt, und das ich Ihnen deswegen nur wärmstens empfehlen kann.

MySpace, Facebook & Co. scheinen Schule zu machen. Erst vorgestern hatte ich über die geplante Einrichtung eines sozialen Netzwerks für Mitglieder des Europäischen Parlaments sowie der nationalen Parlamente von EU-Mitgliedstaaten berichtet. Heute nun bin ich durch einen Bericht von EurActiv.com auf ein neues, gerade online gegangenes soziales Netzwerk für die globale Wissenschafts-Community aufmerksam geworden.

Bei ResearchGate, so der Name, handelt es sich um ein soziales Online-Netzwerk für Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler, das durch eine Gruppe von Naturwissenschaftlern, Ökonomen sowie die Harvard Medical Schools und die University of Leeds angestoßen worden war und durch die deutsche ResearchGate GmbH betrieben wird.

Ähnlich wie bei Facebook können eine Fülle von Informationen eingestellt werden, die sich hier allerdings nicht auf persönliche Interessen, sondern auf die eigenen Forschungsaktivitäten beziehen: Research Vitae, Research Skills, My Publications etc. Die Liste der Fächer, die Sie dabei über die zur Verfügung stehenden Dropdownfelder auswählen können, präsentiert sich noch sehr begrenzt (15) und stark naturwissenschaftlich orientiert. Schon allein diesbezüglich scheint es mir noch ein weiter Weg zu einer globalen Wissenschafts-Community zu sein.

Literaturlisten können nur vom lokalen PC aus über Endnote oder Reference Manager eingepflegt werden – auch diesbezüglich hätte ich mir angesichts der vorhandenen Möglichkeiten der Online-Literatursuche und –verwaltung, beispielsweise mit Worldcat, deutlich mehr erwartet, handelt es sich doch dabei um ein ganz zentrales Element wissenschaftlicher Arbeit. Und ihre Bookmarks hätten sicherlich viele Kolleginnen und Kollegen im Rahmen eines derartigen Netzwerks ebenfalls gerne dabei – auch dies eine Funktion, die meines Erachtens fehlt.

Vor diesem Hintergrund bleibt abzuwarten, wie dieser neue Dienst angenommen wird. Nicht zuletzt auch mit Blick darauf, dass ResearchGate recht spät auf den Web 2.0-Zug aufspringt und mittlerweile viele schon andere Lösungen für ihre wissenschaftliche Kommunikation und ihre Aktivitäten im Web gefunden haben.

Seit gestern steht ein neues Office-Online-Angebot zur Verfügung, Acrobat.com von Adobe, dem Hersteller einer Fülle von professionellen, aber auch sündhaft teuren Desktop-Programmen, wie beispielsweise Photoshop, Dreamweaver, Acrobat, das jetzt in der Version 9.0 vorliegt, und vielen anderen mehr. Der Online-Dienst präsentiert sich zwar ebenfalls sehr professionell, ist aber im Moment kostenlos zu nutzen.

Er umfasst, wie auch dem Screenshot zu entnehmen, fünf Programme beziehungsweise Dienste. Adobe Buzzword, eine Textverarbeitung mit einem hervorragend gestalteten User-Interface und wohl durchdachten, exzellenten Funktionen für die gemeinsame Arbeit an Dokumenten. Außerdem werden sich hier alle Umsteiger von Desktop-gestützten Textverarbeitungsprogramme deswegen besonders wohl fühlen, weil sie hier wie dort die Seite so sehen, wie später auch im Druck. Das ist bei Zoho Writer oder Google Docs im Editiermodus so nicht der Fall.

Adobe ConnectNow (im nachstehenden Screenshot zu sehen) erlaubt LiveMeeting über das Web und bietet dabei Screen Sharing, Whiteboard, Chat, VoiP-Telefonie und Videokonferenzen, ist intuitiv bedienbar und sollte deswegen auch für unerfahrenere Nutzer problemlos zugänglich sein.

Share ermöglicht es, wie der Name richtig vermuten lässt, Dateien anderen verfügbar zu machen, ohne sie per Mail versenden zu müssen. Share unterstützt dabei – an Scribd erinnernd – eine Vielzahl von Dateiformaten, die Sie dann, wie zum Beispiel im nächsten Screenshot ein Worddokument, direkt im Browser betrachten können.

MyFiles bietet Ihnen nicht weniger als 5 GB Online-Speicherplatz um Dateien aller Art abzulegen und nach einer Vielzahl unterschiedlicher Kriterien (Autor, Erstellungsdatum, Dateityp, etc.) zu ordnen und anzeigen zu lassen. Sehr nützlich und überzeugend implementiert.

Der einzige Bestandteil dieses Online-Office-Angebots, der mich nicht nur nicht überzeugt, sondern auch den Kopf schütteln lassen hat, ist die Create PDF-Funktion. Damit können Sie vorhandene Dateien online ins PDF-Format konvertieren – eine hervorragende Sache. Wenn man sie allerdings auf 5 Dateien pro Nutzer begrenzt, wirkt das schon fast lächerlich und dient ganz offensichtlich dazu, den Verkauf des neuen hauseigenen Acrobat 9 zu fördern.

Abgesehen davon handelt es sich aber bei Acrobat.com um ein hervorragendes Office-Online-Angebot, das Sie sich nicht nur unbedingt ansehen, sondern definitiv auch ausprobieren sollten. Textverarbeitung, Dokumentenablage und –sharing sowie ConnectNow dürften, da bin ich mir fast sicher, auch bisherige Office-Online-Skeptiker überzeugen.

Obwohl Entwicklungen beim Web 2.0 auch immer deutlichere Auswirkungen auf gesellschaftliche, ökonomische und politische Bereiche im weitesten Sinne haben, die wir hier auf dem agora-wissen-Blog in der Kategorie "Internet und Gesellschaft" behandeln, kommt es doch selten vor, dass meine beiden Spezialgebiete, eben Web 2.0 und die Europäische Union (EU), einander so nahe rücken wie bei dem Ereignis, über das ich Ihnen heute berichten möchte.

Die EU verfolgt nämlich, wie der EUObserver berichtet, intensiv Pläne,  ein soziales Netzwerkangebot für EU- und nationale Parlamentarier einzurichten, das die Kontakte zwischen Vertretern dieser beiden Gruppen intensivieren helfen und damit auch zur Entwicklung einer transnationalen demokratischen Infrastruktur beitragen soll. Myparl.eu, ein Internetangebot, das sich gerade in der Entwicklung befindet, soll ähnlich aufgebaut sein, wie die bestehenden soziale Netzwerke, also beispielsweise MySpace oder Facebook, und soll, neben der Förderung sozialer Kontakte im Rahmen des genannten Personenkreises, auch dazu dienen, die Diskussion gesetzgeberischer Vorschläge aus Brüssel, aber auch den nationalen Parlamenten, zu erleichtern und intensivieren.

Den Hintergrund dafür bildet offensichtlich auch die Tatsache, dass der so genannte Vertrag von Lissabon, der zum 1. Januar 2009 in Kraft treten soll, den nationalen Parlamenten der Mitgliedstaaten eine stärkere Rolle im EU-Gesetzgebungsprozess zuweist.

Ich persönlich halte das Projekt aber auch über diesen speziellen Zweck hinaus für interessant und bedeutsam, weil es auf die grundsätzliche Möglichkeit verweist, in einer Zeit, in der Entscheidungen immer weiter entfernt von den Bürgerinnen und Bürgern, in der EU oder gar auf globaler Ebene, gefällt werden (ausführlicher dazu mein Beitrag über den "Mehrebenen-Bürger"), dennoch mit Hilfe von Web 2.0-Instrumenten eine relativ direkte Verbindung zwischen eben diesen Bürgern und den Entscheidungsträgern zu ermöglichen.

Das haben im übrigen auch die häufig - und häufig zu unrecht - als bürgerferne Bürokraten bescholtenen Beamten und Kommissarinnen und Kommissare in Brüssel durchaus erkannt und nutzen diese Instrumente zum Teil schon seit geraumer Zeit. Ein Beispiel gefällig? Dann sehen sich doch einmal den Blog von Margot Wallström, der Vize-Präsidentin der EU-Kommission und Kommissarin für interinstitutionelle Beziehungen und Kommunikationsstrategie, an.

Zoho Writer, die Textverarbeitung der online Office Suite von Zoho, hat drei neue, außerordentlich nützliche Funktionen spendiert bekommen. Einmal können Sie nun Dokumente aus Google Docs in Zoho Writer importieren. Wie das geht, demonstriert ein Beitrag des Zoho Blogs in einer kleinen Präsentation Schritt für Schritt.

Das ist vor allem für diejenigen, die, wie ich, aus einer ganzen Reihe von Gründen beide Dienste nutzen (müssen), ein echter Fortschritt und eine wirkliche Arbeitserleichterung.

Bei den anderen beiden Neuerungen handelt es sich um einen Gleichungs-Editor, der Ihnen nun in Zoho Writer zur Verfügung steht, und an dem die Kolleginnen und Kollegen aus den naturwissenschaftlichen Disziplinen sicherlich Ihre Freude haben werden, sowie um eine LaTex-Export-Funktion, die für den Wissenschaftsbetrieb insgesamt, in dessen Rahmen dieses Format nach wie vor eine Rolle spielt, sehr willkommen sein dürfte.

Wie ich gestern bei der Vorstellung des Buches von Philipp Lenssen in einem Nebensatz erwähnt hatte, ist nun auch das aus dem ehemaligen Jotspot hervorgegangene Google Sites, das bislang nur von Anwendern der Google Apps für Unternehmen und Organisationen auf deren eigenen Domains genutzt werden konnte, für alle verfügbar. Was lässt sich damit anfangen? Schauen Sie sich dazu zunächst einmal das nachstehende Video an, in dem Ihnen der für das Produkt verantwortliche Google Ingenieur das erläutert.

Nachdem an Wikis, und darum handelt es sich bei Google Sites, nun wirklich kein Mangel herrscht - und das ist, wovon Sie sich bei WikiMatrix überzeugen können, noch zurückhaltend ausgedrückt - fragt sich, für wen speziell dieses Angebot geeignet ist. Ich denke, es ist vor allem für diejenigen von Ihnen nützlich, die bereits andere Google Dienste nutzen. So lassen sich zum Beispiel, wie der nebenstehende Screenshot zeigt, problemlos Dokumente aus Google Docs einbauen.

Sie können aber auch Ihren Google Kalender oder andere der unzähligen für die iGoogle-Startseite zur Verfügung stehenden so genannten Gadgets, wie das Google Talk Gadget (Chat), mühelos integrieren, was eine Fülle von Möglichkeiten eröffnet.

Hervorzuheben ist auch die übersichtliche Nutzeroberfläche und wirklich einfache Bedienbarkeit des Programms. Wer etwa Google Docs schon kennt, wird sich hier auf Anhieb mühelos zurechtfinden. Auch das Layout - ein- oder zweispaltig - lässt sich mit einem Mausklick anpassen.

Zu bemängeln ist der mit 100 MB meines Erachtens sehr begrenzte Speicherplatz, der für das Wiki zur Verfügung steht. Das nimmt sich neben den fast 7.000 MB, die Google für meinen Gmail-Account bietet, doch außerordentlich bescheiden aus.

Dennoch bleibt festzuhalten, dass Google Sites für Google-Nutzer und/oder diejenigen, die noch wenig Wiki-Erfahrungen besitzen, aber ein kleineres Projekt realisieren und sich dabei zuvörderst auf die Inhalte konzentrieren möchten, ein interessantes Tool darstellt. Studentische Referatsgruppen beispielsweise haben damit ein ideales Instrument an der Hand, um in sehr effizienter Weise Ihre Kooperation an einer gemeinsamen Arbeit zu organisieren und gemeinsam ein Manuskript zu verfassen.

Google Apps, dabei handelt es sich um die mittlerweile recht umfangreiche Sammlung von webgestützten - und einigen wenigen desktop-basierten - Programmen, die Google als Gesamtpaket für Unternehmen, Schulen und andere Gruppen anbietet, die Sie aber auch als individueller Endanwender kostenlos und in beliebiger Kombination miteinander nutzen können. Dazu gehören unter anderem

• Google Docs (Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentationsprogramm),
• Gmail, ein exzellenter webbasierter E-Mail-Client,
• Google Calendar,
• Google Reader (zum Abonnieren, Lesen und Verwalten Ihrer RSS-Feeds),
• die iGoogle-Startseite, in der Sie all diese Anwendungen und noch viel, viel mehr integrieren können,
• Google Site, eine Art Wiki zur Erstellung von Websites für Teams oder Gruppen - seit heute für alle verfügbar -
• und noch einige andere mehr.

Damit steht ein veritables Instrumentarium zur Verfügung, das in seiner Gesamtheit für die Anforderungen der meisten Anwender nicht nur ausreicht, sondern einen erheblichen Mehrwert in Bezug auf die gemeinsame Erledigung von Aufgaben über das Web bietet. Funktionen, die desktop-basierte Software so nicht bieten kann. Und das, wie gesagt, alles völlig kostenlos!

Ein erheblicher Nachteil war allerdings bislang, dass Anleitungen, Einführungen und Tutorials zu diesen Programmen zwar im Web vorhanden, aber für den weniger kundigen Internetnutzer nur mit Mühe und erheblichem Zeitaufwand zu finden waren. Diese offensichtliche Lücke füllt die seit einigen Tagen im Handel erhältliche umfangreiche Monografie, "Google Apps Hacks", über die es hier zu berichten gilt.

Der Autor

Über den Autor, Philipp Lenssen. können diejenigen von Ihnen, die ihn nicht schon als überaus kundigen Betreiber des Google Blogoscoped Blogs kennen, hier etwas mehr erfahren. Seine außerordentliche Expertise auf dem in der Monografie behandelten Feld steht außer Frage.

Die Inhalte

Worum geht es in dem in englischer Sprache verfassten und etwas über 350 Seiten umfassenden Buch und wie ist es angelegt? Es geht um die verschiedenen, oben schon zum Teil aufgezählten Anwendungen, die jede in einem gesonderten Kapitel abgehandelt werden. Allerdings nicht in dem Sinne, dass nun - so, wie Sie das vielleicht von den zu jeder neuen Microsoft Office Version herausgegebenen 1.000 und mehr Seiten umfassenden Handbüchern kennen - jeder einzelne Menüpunkt und jedes Symbol in der Symbolleiste auf mindestens fünf Seiten abgehandelt würden. Glücklicherweise, füge ich hinzu.

Lennsen beschränkt sich vielmehr jeweils auf eine sehr kurze Einführung und wendet sich dann dem zu, worum es ihm vor allem geht, nämlich "Hacks". Für die Nichteingeweihten: Dabei handelt es sich um Wege und Möglichkeiten, die Funktionen der Programme bis zum Äußersten auszureizen und mit dem einen oder anderen Trick sogar darüber hinauszugehen. Und dazu erfährt selbst derjenige, der, wie ich, tagtäglich mit Google Apps arbeitet, noch jede Menge Neues, das in der Praxis hilft, Zeit zu sparen und insgesamt effizienter zu arbeiten.

Das Buch beschränkt sich dabei übrigens nicht völlig ausschließlich auf die Google Apps, sondern spricht in den einzelnen Kapiteln auch jeweils kurz die wichtigsten Alternativen an. Bei der Behandlung von Google Docs zum Beispiel Zoho, Thinkfree oder EditGrid, bei der Besprechung von Gmail, Yahoo! Mail und Microsoft's Hotmail.

Die Zielgruppe(n)

An wen wendet sich die Monografie?; wer kann etwas mit ihr anfangen? Es wendet sich nicht - um damit zu beginnen - an Anfänger, die vom Web nur sporadisch Gebrauch machen. Dieser Kreis wäre meines Erachtens damit überfordert. Diejenigen allerdings, die ganz generell eine gewisse Routine im Umgang mit dem Internet besitzen, gar schon den einen oder anderen Dienst von Google, wie beispielsweise Gmail, nutzen und die ernsthaft daran interessiert sind, sich ein Bild von einer webgestützten Alternative zur teuren Microsoft Software zu machen und diese in professioneller Weise zu nutzen - die sollten sich "Google Apps Hacks" unbedingt ansehen.

Den Preis dafür, rund 24.00 Euro bei Amazon, halte ich mit Blick auf das, was geboten wird, für sehr fair und angemessen. Und das Schöne bei der Sache ist ja, dass Sie die notwendige (Web-)Software dazu kostenlos bekommen! Viel Spaß bei der Lektüre.